Modul Orchestermanagement:
Vom Dienststrich zum Service

orchestra

Die Verknüpfung komplexer Veranstaltungspläne, hoher künstlerischer Ansprüche und detaillierter tarifvertraglicher Regelungen unter hoher Gesamtauslastung der Musiker bestimmt einen wesentlichen Teil der Arbeit im Orchestermanagement. Die Abbildung dieses Geflechts unter Berücksichtigung zahlreicher Spezialfälle Ihres Unternehmens ist die Voraussatzung dafür, dass Sie automatisierte Detailplanungen und Diensterfassung an Ihre Software übergeben und sich wieder auf die genuin menschlichen Aufgaben in Ihrem Orchester konzentrieren können.

Grobplanungen über mehrere Jahre mit großen und kleinen Besetzungen, Detaillierung der Information bis hin zu komplexen Probenverläufen mit alternierenden Besetzungen, automatische Abstimmung auf Werkbesetzungen, Urlaube, Ruhezeitbestimmungen und Ausgleichszeiträume erfordern eine leistungsfähige Softwareplattform, die Ihnen die Detailarbeit bei der künstlerischen Planung und bei der Abrechnung im Nachhinein abnimmt.

  • Musiker-Stammdaten: Weisen Sie jedem Musiker seine Vertragsdaten zu – ob nach Tarif- oder Sondervertrag (Grundgehalt, Zulagen, Dienstverpflichtung, Haupt-, Neben- und Sonderinstrumente, Urlaubsanspruch) und getrennt nach Finanzperioden. Berechnen Sie über fixierte oder angenommene Gehaltssteigerungen Ihre zukünftigen Kosten für die Stammmusiker.
  • Grobplanung: Planen Sie Ihre kommenden Spielzeiten mit groben Veranstaltungsdaten (Dienstanzahl, Musterbesetzungen) und disponieren Sie diese vorausschauend mit einfachen grafisch orientierten Tools.
  • Feinplanung: Detaillieren Sie Ihre Grobplanung bis hin zum einzelnen Dienst über vorgegebene und angepasste Werkbesetzungen, dienst- und werkspezifische Zulagen und stellen Sie diese Information über Ihr Intranet den Musikern zur Verfügung.
  • Diensteinteilung: Ermöglichen Sie den für die Diensteinteilung zuständigen Musikern per zeit- und gruppenabhängigem Login die Einteilung der Gruppen über webbasierte Tools mit direkter Anbindung an die Datenbank.
  • Dienstabrechnung: Übernehmen Sie die Information aus der Feinplanung und der Diensteinteilung für die Abrechnung mit der Möglichkeit, pro Musiker pro Dienst individuell die Dienstzeiten und Zulagen zu steuern.
  • Diensttausch: Erfassen Sie detailliert den Diensttausch unter Ihren Musikern und behalten Sie den Überblick über geleistete und verrechnete Dienste.
  • Datenübergabe Personalverrechnung: Übergeben Sie sämtliche Monatsabrechnungen mit hinterlegten Lohnarten automatisch an Ihre Personalverrechnungs-Software – ohne Mehrfacherfassung.

Zusatznutzen

  • Szenario-Rechnung: Lassen Sie sich frühzeitig über Mehrdienstleistungen, Über- und Unterauslastung, nicht eingehaltene Ruhezeiten und den Bedarf für Substituten bzw. Aushilfen informieren.
  • Durchgängiger Workflow: Arbeiten Sie von der mehrjährigen Grobplanung bis zum abgerechneten Dienst immer mit denselben Daten.
  • effiziente Webtools: Binden Sie Mitarbeiter und Musiker über plattform- und ortsabhängige Webtools in ihren Planungsprozess ein, ohne die Verknüpfung an Ihre zentrale Datenbank zu verlieren.
  • flexible Dienstpläne: Stellen Sie über Webtools den Planstand für Woche, Monat und Jahr in Echtzeit zur Verfügung und informieren Sie mit flexiblen Formatierungstools über eingetretene Veränderungen.