Modul Veranstaltungsmanagement:
Räume und Termine fest im Griff

evbooking

Jede Veranstaltungsstätte hat ihre individuellen Besonderheiten und Prioritäten in Bezug auf Veranstaltungsbuchungen und Raummanagement. Die rasche Information über die Verfügbarkeit von Ressourchen ist essenziell für die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Oft müssen parallele Veranstaltungsanfragen auf ihren wirtschaftlichen Nutzen und ihre organisatorische Machbarkeit überprüft werden.

Eine integrierte Raumplanungs- und Veranstaltungssoftware erhöht Transparenz, erleichtert die interne Kommunikation und steigert die Reaktionsfähigkeit Ihres Unternehmens bei der Beantwortung von Kundenfragen. Eine integrierte Software-Lösung mit Raumbuchung, Veranstaltungsmanagement und CRM gibt Ihren Mitarbeitern jene Werkzeuge, mit denen sie schneller und genauer ihre Ziele erreichen als mit nicht verbundenen oder gar manuell geführten Systemen.

  • detailliertes Raumangebot: Legen Sie Ihre Gebäude, Räume, Raumgruppen und Bespielungsvarianten flexibel an – auch externe, zugemietete Flächen.
  • flexible Oberfläche: Wählen Sie zwischen verschiedenen Benutzeroberflächen (Formulare, Outlook-Kalender, Scheduler) und finden Sie für Ihre Anwendungssituation die ideale Arbeitsumgebung.
  • alternative Termine: Verwalten Sie verschiedene Termin- und Raumoptionen mit wenigen Handgriffen und ermöglichen Sie ihrem Kunden ein Maximum an Flexibilität bei hoher interner Transparenz über Ihren Auftragsstand.
  • Kontakte: Weisen Sie Ihren Projekten beliebig viele Kontakte zu und definieren Sie die Funktion des Kontakts für Ihre Projekte.
  • Workflow: Definieren Sie Zuständigkeiten und Status-Informationen, um Ihre Mitarbeiter über Bearbeitungszustand, Fortschritt und aktuelle Verantwortung zu informieren.
  • Information: Legen Sie beliebig viele Textinformationen inkl. HTML-Formatierung zu Ihrer Veranstaltung an, um diese auf internen und externen Medien zielgenau und automatisiert darstellen zu können.
  • Prüfroutinen für Konflikte: Lassen Sie sich grafisch, über Reports und per automatischer Benachrichtigung über Terminkonflikte informieren – vergeben Sie nie wieder eine Ressource gleichzeitig an mehrere Kunden.
  • Kategorisierung: Weisen Sie Adressen beliebig vielen Ober- und Unterkategorien zu, um sie mit einfachen Suchfunktionen jederzeit auch nach Themen geordnet zu finden.


Zusatznutzen

  • integrierte, nachvollziehbare Workflows: Sparen Sie Zeit beim Durchforsten von Festplatten, Netzwerklaufwerken oder Email-Postfächern und überlassen Sie die effiziente Informationsaufbereitung der zentralen Datenbereitstellung von evis.
  • zentrale Informationsbereitstellung: Erfassen Sie die relevanten Informationen genau einmal und stellen Sie diese anschließend zigfach ohne Fehler durch Neueingabe zur Verfügung.
  • Vorlagen und Kopierfunktionen: Automatisieren Sie Veranstaltungen, die regelmäßig in ähnlicher Konstellation wiederkehren und sparen Sie Zeit für Mehrfacheingaben und Fehlerkorrekturen.
  • Reporting: Verschaffen Sie sich mit Filter- und Reporting-Werkzeugen einen schnellen Überblick über Auslastung, Erträge und disponierte Ressourcen Ihrer gebuchten Veranstaltungen.